7. FFHS Business Breakfast: Agile Office - das Büro der Zukunft

Um agil zu werden, müssen Organisationen mehrere Dimensionen (Strategie, Personal, Technologie, etc.) entsprechend gestalten. Das betrifft die Arbeitsweise sowie die Führungsstile, aber auch Produktion und Administration. Eine wesentliche Dimension, die bis heute – wenn überhaupt – nur am Rande berücksichtigt wird, ist wie der Arbeitsraum diese Agilität und Veränderungsbereitschaft unterstützen kann.

Dr. Stefan Rief vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO erläuterte in seinem Key Note Referat welche Aspekte wichtig sind wenn die „Hardware“ die „Software“ des Arbeitens ergänzt. Dass sich die physische Arbeitswelt im Umbruch befindet zeigt sich bereits am explosionsartigen Aufkommen der sogenannten Co-Working Spaces aber auch der steigenden Bereitschaft der Unternehmen, Home Office zu ermöglichen oder ihr Bestreben nach schöner Architektur und inspirierenden Bürokonzepten. Denn dass eine passende und gelungene physische Büroumgebung einen positiven Effekt auf die Performance, auf die Innovationsfähigkeit und auf die Motivation der Mitarbeitenden hat ist inzwischen unumstritten.

Live There & Belong There (Airbnb)

Während traditionellere Unternehmen nun erst langsam das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen, wenden junge Firmen den Spiess um. Ihr Credo ist, dass das Büro nicht nur Arbeitsort sondern auch Lebensumfeld sein sollte, an welchem die Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten Spass haben, sich aufzuhalten. „Live There“ ist das Werbemotto von Airbnb und „Belong There“ der Corporate Slogan der Firma. „Dazugehören“ und ein Heim finden ist natürlich das Kerngeschäft von Airbnb, doch das weitet sich auch die Unternehmenskultur aus und spiegelt sich in der Gestaltung der Büroräumlichkeiten. Der Firmencampus strahlt Behaglichkeit aus und inspiriert, er gibt Raum für diverse Aktivitäten und bietet ausserdem Abwechslung und Programm. Die Mitarbeiter von Airbnb, mit einem Durchschnittsalter von 25-30 Jahren, halten sich primär und gerne im Unternehmen auf. Für sie ist es wichtig Spass zu haben und sich wohlzufühlen.
Doch der Wohnungsvermittler ist nicht der einzige der ein Augenmerk auf den Spassfaktor gesetzt hat. BMW in München schätzt Spass hoch ein und bemüht sich, diesen bei den Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Als Orientierungswert dient eine regelmässige Messung durch die Mitarbeiterbefragung.

Büros als Innovationsgenerator

Wenn man sich vor Augen führt, dass rund ein Viertel aller Ideen in klassischen Büros entstehen, wird klar wie wichtig die Erschaffung neuartiger und angenehmer Umgebungen für die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens ist. Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Ideengenerierung ist der persönliche Austausch mit Kollegen, Peers, Kunden etc. Die Büroumgebung sollte diesen Generator für Innovationen unterstützen, aber gleichzeitig muss bei der Gestaltung berücksichtigt werden, dass es einen Grenzwert für die Arbeitsplatzdichte gibt. Sitzen die Leute zu eng aufeinander, wird aus dem inspirierenden Austausch schnell ein genervtes Dulden der Kollegen.

Praktische Tipps

Doch wo und wie beginnt ein Unternehmen, das seine Büros zu agilen und inspirierenden Arbeitswelten umwandeln möchte? Herr Rief betont, dass eine priorisierte Zielsetzung an erster Stelle steht. Möchte man die Zusammenarbeit fördern oder möchte man die Gewinnung von Ideen stärken? Auch die Bürowelt ist keine „eierlegende Wollmilchsau“ und kann nicht alle Ziele des Unternehmens auf einmal gleichermassen unterstützen.

Eine Möglichkeit, die weniger kostenintensiv als ein Neubau ist, aber trotzdem zulässt, die Reaktionen und Auswirkungen von veränderten Arbeitswelten zu testen, sind die bereits oben erwähnten Co-Working Spaces, die sich für eine begrenzte Zeit anmieten lassen. Teams oder einzelne Mitarbeiter können im Turnus in diese Co-Working Spaces entsendet werden. Ihr Feedback dazu dient der zukünftigen Gestaltung der eigenen neuen Arbeitswelten.

Doch mit dem (Um-)Bau einer neuen Bürowelt ist es nicht getan. Mitarbeiter müssen vorbereitet und an die neuen Gepflogenheiten gewöhnt werden, die sich unweigerlich mit einem veränderten Umfeld einstellen. Herr Hugo Lombriser, der die neuen Arbeitswelten der Crédit Suisse in Zürich begleitet, betont die immense Bedeutung des Change Managements, das bereits vor dem Wandel einsetzen sollte und die Mitarbeiter konkret vor, während und auch nach der Einführung der neuen Bürowelten unterstützen muss. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Einbindung der Geschäftsleitung – ist diese nur marginal involviert, findet die neue Bürowelt auch bei den Kollegen keine Beachtung.

Bei der Umsetzung ist dabei unbedingt zu beachten, dass die Infrastruktur das neue Arbeiten unterstützt. Will man eine Clean-Desk-Policy durchsetzen braucht es eine sinnvolle IT-Infrastruktur und es nutzt nicht, wenn an jeder Ecke ein Drucker steht oder es bei den Schreib- und Arbeitstischen keine Aufräummöglichkeiten gibt.

Es existieren also einige Faktoren die bei der Gestaltung und Veränderung der Arbeitswelten zu berücksichtigen sind. Doch es lohnt sich. Denn schlussendlich hat jeder Mitarbeiter daran Spass, etwas gut hingekriegt zu haben. Und wenn die Räumlichkeiten den Erfolg unterstützen und ihn sogar verbessern spricht doch nichts dagegen, das Potenzial zu nutzen und mit sinnvoller Gestaltung dem Erfolg ein bisschen nachzuhelfen….