Weniger Daten, mehr Wirkung: Neues Reporting-Tool für soziale Institutionen

Von der Pflicht zur Kür: Ein Innosuisse-Projekt liefert sozialen Institutionen ein praxisnahes Instrument für datenbasierte Entscheidungen und strategische Entwicklung. Am Projekt war auch die FFHS, gemeinsam mit der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) und der Hochschule Luzern (HSLU) sowie Artiset als Praxispartner beteiligt.

Der administrative Druck auf soziale Institutionen wächst – nicht zuletzt durch neue Finanzierungsmodelle, Transparenzanforderungen und den Wunsch nach nachvollziehbarer Wirkung. Vor diesem Hintergrund haben Artiset, INSOS, drei Fachhochschulen und Vertreter sozialer Einrichtungen unter der Förderung von Innosuisse ein innovatives Reporting-Tool entwickelt, das nicht nur entlastet, sondern neue Perspektiven eröffnet. Mitgewirkt an diesem Kooperationsprojekt haben auch Prof. Dr. Daniela Mühlenberg-Schmitz sowie Silvia Kljajic vom Institut für Management und Innovation (IMI) der FFHS: «Dieses Projekt vereint, was mir wichtig ist: konkrete Lösungen für eine Branche im Umbruch und ein echter Transfer zwischen Wissenschaft und Praxis. Dabei hat mich der Anspruch ‘aus der Branche – für die Branche’ mindestens genauso motiviert», sagt Mühlenberg-Schmitz.

Von der Datenflut zur relevanten Information

Im Zentrum des Projekts steht eine einfache, aber wirkungsvolle Idee: weniger, dafür relevantere und standardisierte Daten. Denn bislang war oft unklar, weshalb welche Daten erhoben wurden – und für wen. «Wir freuen uns, dass wir hierzu gemeinsam eine neue Form der Zusammenarbeit und des Austausches gefunden haben, und dass wir miteinander mehr Transparenz schaffen und vergleichbare Daten liefern können», sagt Kljajic. Das Ziel ist klar: aussagekräftige Informationen, die echte Entscheidungen ermöglichen.

Das neue Tool soll den Aufwand minimieren, das Verständnis für Daten verbessern und Vergleichsmöglichkeiten unter den Einrichtungen erlauben. Es richtet sich vorrangig an Institutionen im Behindertenbereich, ist jedoch prinzipiell breit anwendbar. Der Schlüssel liegt in der Standardisierung – ein Fundament für gründliche Analysen, die geplante Automatisierung und strategische Weichenstellungen.

Zusammenarbeit schafft Fortschritt

Die Entwicklung des Tools ist ein Beispiel für gelungenen Wissenstransfer. Die FFHS, die Fachhochschule Nordwestschweiz und die Hochschule Luzern arbeiteten eng mit Praktikern und Verbänden zusammen. Auf Basis umfangreicher Befragungen entstand ein Kenngrössenmodell, das inzwischen in einer ersten Version vorliegt. Die IT-Umsetzung ist erfolgreich angelaufen und schon in wenigen Monaten steht das Tool breit zur Verfügung.

Wichtig ist dabei, dass die Datenhoheit bei den Institutionen bleibt. Diese entscheiden, ob und wie ihre Informationen auch dem Branchenverband zur Verfügung stehen – etwa zur Stärkung politischer Positionen. «Das Tool hilft nicht nur beim Reportwesen, sondern bei vielfältigen administrativen Aufgaben bis hin zur strategischen Positionierung einzelner Institutionen», ergänzt Mühlenberg-Schmitz.

Ein Werkzeug mit Mehrwert

Das neue Reporting-Tool bringt konkrete Vorteile für soziale Einrichtungen:

• Weniger Aufwand: Automatisierung und Fokus auf zentrale Kennzahlen entlasten den Alltag.
• Bench-Learning statt Bench-Marking: Institutionen können sich konstruktiv vergleichen – nicht nur messen, sondern voneinander lernen.
• Fundierte Entscheidungen: Entwicklungen werden sichtbar gemacht – über Zeiträume hinweg und im Branchenvergleich.
• Stärkere Positionierung: Bessere Daten verbessern die Verhandlungsbasis gegenüber Kantonen und anderen Leistungsfinanzierern.
• Branchenentwicklung: Zusammengeführte Daten können politisch genutzt werden – etwa zur Evidenzbasierung von Forderungen.

Zukunftsfähige Weiterentwicklung geplant

Schon heute ist geplant, das Modell um qualitative Elemente zu erweitern. Zufriedenheit von Mitarbeitenden oder Wirkung bei Klientinnen und Klienten sollen künftig ebenfalls messbar werden. Das bestehende Modell bildet dafür die Basis – modular, flexibel und anschlussfähig an zukünftige Anforderungen, wie etwa die Subjektfinanzierung.

«Das Projekt zeigt, wie innovative Lösungen im sozialen Bereich entstehen können – durch Kooperation, klaren Fokus und den Mut, Bestehendes zu hinterfragen», betont Mühlenberg-Schmitz. Mit dem neuen Tool steht sozialen Institutionen ein Instrument zur Verfügung, das nicht nur Pflichten erfüllt, sondern Chancen eröffnet – für bessere Entscheidungen, stärkere Argumente und eine nachhaltige Entwicklung.